Zero Inbox: il metodo a 3 etichette per non perdere tempo

La tua casella di posta non deve essere un archivio, ma uno strumento di lavoro. Se passi più tempo a cercare email che a produrre, ti manca un metodo. Ecco come configurare Gmail in pochi minuti per processare tutto subito.

Step 1: creazione etichette

Hai bisogno di creare 3 etichette. Puoi farlo tramite la barra posizionata sulla sinistra nella tua home page di Gmail. Queste sono le 3 etichette necessarie:

• 01 Action (aggiungo i numeri per forzare l’ordine alfabetico che preferisco nella schermata delle etichette a sinistra): email che richiede una tua azione concreta.

• 02 Waiting for: sei in attesa che qualcuno faccia qualcosa, ma hai anche tu delle responsabilità, quindi devi monitorare di tanto in tanto.

• 03 Review: un contenuto che hai bisogno di rileggere o che può esserti utile nel breve termine.

Step 2: creazione layout casella di posta

Vai in “Impostazioni” → “tipo di posta in arrivo”, seleziona “Posta in arrivo multipla” e vai nelle impostazioni di questa modalità. Nella sezione 1 devi mettere il nome della prima categoria “Action”, nella sezione 2 il nome dell’etichetta “Waiting for” e nella sezione 3 "Review". Copia anche le altre 2 impostazioni.

Step 3: utilizzo dello strumento

Se hai fatto tutto come ti ho spiegato, avrai trasformato la tua casella email in una dashboard. Ora ti spiego come usarla.

Tutte le email vanno processate ed etichettate. Puoi farlo quando ti arrivano, ad intervalli regolari o (metodo consigliato) in 2/3 momenti giornalieri, con slot bloccato sul calendario.

Questo dovrebbe essere il flusso di lavoro:

1. leggi l'email:

   1. se è poco interessante e ti riguarda il giusto, la archivi (non elimini);

   2. se richiede un'azione concreta:

      1. ti appunti l'attività da fare e i riferimenti dell'email nel tuo metodo di task management, con status "Ready";

      2. aggiungi l'etichetta "Action".

   3. se è un qualcosa che è sotto la tua responsabilità o hai interesse nella conclusione di quel progetto/attività:

      1. ti appunti l'attività da fare e i riferimenti dell'email nel tuo metodo di task management, con status "Waiting";

      2. aggiungi l'etichetta "Waiting for".

   4. se è un qualcosa che vuoi leggere con calma, capirlo, magari archiviarlo tra i tuoi appunti, perché potrebbe esserti utile come riferimento in futuro:

      1. aggiungi l'etichetta "Review".

Il sistema funziona se lo usi. Blocca due slot al giorno per processare le email e ignora la casella di posta per il resto del tempo.