Task Management: il mio metodo essenziale per organizzare tutto

Hai il problema che affligge un po’ tutti i lavoratori? La tua to do list è infinita? Ti arrivano cose da fare tramite ogni possibile mezzo di comunicazione? In questo articolo ti presento il mio metodo di task management preferito, tra i tanti che ho avuto modo di conoscere e provare. Lo uso sia al lavoro che per le attività personali, dopo averlo scoperto in un video di Cal Newport, uno dei miei punti di riferimento.

Cosa ti serve

Potresti farlo su carta, ma ti consiglio vivamente un supporto digitale (Trello o Notion i miei suggerimenti), in modo che sia facile l’aggiunta di informazioni, il copia-incolla da altri strumenti, lo spostamento da un’etichetta all’altra, ecc.

Il metodo

Ho preso spunto da Cal Newport, come già accennato, e l'ho adattato alle mie esigenze; se vuoi quello originale, lo spiega Cal Newport nel suo canale Youtube. In alto vedi un'immagine del database che ho costruito in Notion, con varie relazioni dinamiche, che fanno apparire le attività nei progetti/aree che segui (tutto organizzato col Metodo PARA di Tiago Forte, magari ne parlerò in un altro articolo).

Organizza le tue attività in 7 colonne:

• Inbox: tutto ciò che può essere un’attività. Svuota email, messaggi, telefonate, tutto ciò che ti viene in mente, qui dentro. Te lo spiego con una frase di David Allen: "il tuo cervello serve per creare idee, non per tenerle a mente"

• Backburner: da fare, ma non sai ancora quando.

• Clarify: qualcosa da fare, ma non sai ancora cosa di preciso. Annota tutto, dubbi, domande, idee, potenziali interlocutori.

• Ready: sei pronto per lavorarci. Blocca il tempo necessario per completare l'attività, nel tuo calendario (time blocking).

• Scheduled: evento nel calendario che ha bisogno di preparazione. Se è qui è nel calendario, se è nel calendario potrebbe non essere qui.

• Waiting: sotto la tua responsabilità, ma stai aspettando qualcosa da qualcuno.

• Archived: completato, rifiutato, archiviato.

Consigli extra

• I task possono esistere solo e soltanto su una lista. Quindi possono essere solo spostati, non duplicati.

• Inserisci ogni attività da fare, tutto ciò che hai in mente nelle tue liste. Non devi mai tenere a mente i task o nulla da ricordare, fisicamente su fogli volanti o nella tua email. Tutto deve essere riportato nella tua “lavagna” digitale.

• Azzera la tua casella email. Alcuni miei colleghi hanno inbox con 1000, 2000 email. Errore. Ogni tua email può andare nella board, se c’è un’attività da fare collegata. Appuntati, nella scheda, l’oggetto della email, in modo da andare a rispondere dopo averla completata.

• Se un'attività richiede meno di 5 minuti per essere completata, falla immediatamente. Senza perder tempo a portarla nel tuo sistema.

• Usa questo sistema quotidianamente, consultalo al mattino, appena inizia la tua giornata lavorativa e revisionalo di sera, prima di terminare la giornata lavorativa, spostando i task, aggiungendo informazioni e facendo tutto il necessario per tenere la tua board aggiornata. Fidati completamente di questo sistema e ovviamente, se necessario, adattalo secondo le tue necessità.

• Ogni ambito della tua vita (lavoro, personale, ecc.) deve avere una board diversa, non mischiare attività personali con quelle lavorative, o viceversa. Tieni separati gli ambiti.

Conclusione

Fidati di questo sistema. Ti farà risparmiare tempo, ti renderà più efficace ed efficiente e sentirai meno lo stress provocato da fogli volanti o to do list infinite.
Implementarlo ti richiederà un piccolo investimento iniziale di tempo per la creazione, ma i benefici a lungo termine sono notevoli. Utilizza questo metodo e ti assicuro che ne gioverai parecchio sia in termini di produttività che di serenità.

Ho creato una semplice versione in google sheet del sistema, puoi creare la tua copia tramite questo link:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TA8Fu2YFYAsHbfD-j4PypDnB0pwRS1f-nBI0YcBQk0o/edit?usp=sharing

Se non ti è chiaro qualcosa, scrivimi senza problemi.